Пример внедрения Comsoft Docs (OpenIcar DMS) в корпорации

  • Дирекция и 5 удаленных филиалов
  • Централизованная база данных и сервер приложений
  • Свыше 500 удаленных рабочих мест с доступом к Comsoft docs
  • Автоматизация административного и канцелярского документооборота
  • Интеграция с электронной почтой (Microsoft Outlook)
  • Интеграция с Windows Active Directory

Типовые схемы процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции и внутренней документации

Использование приведенных ниже схем подразумевает создание в системе следующих групп пользователей (ролей):

  • регистратор входящей документации
  • регистратор исходящей документации
  • регистратор формуляров
  • ответственный регистратор
  • регистратор контрагентов
  • куратор, контролирующий исполнение документов
  • рассматривающий
  • ознакомляемый
  • исполнитель

Роль администратора системы закрепляется за пользователями системы - сотрудниками службы ИТ.

Роли: регистратор входящей документации, регистратор исходящей документации, ответственный регистратор, куратор, контролирующий исполнение документов, регистратор контрагентов – закреплены за пользователями – работниками канцелярии.

В роли рассматривающего обычно выступают руководители верхнего звена.

В ролях регистратора формуляров, ознакомляемого и исполнителя может выступать любой пользователь системы.

Обработка входящей корреспонденции

Процесс обработки входящей корреспонденции (см. Рисунок 1) начинает пользователь, которому присвоена роль регистратора входящей документации. В зависимости от реквизитов регистрируемого документа в процессе его обработки могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Схема процесса обработки входящей корреспонденции
Рисунок 1. Схема процесса обработки входящей корреспонденции

Примечание. Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено

Обработка исходящей корреспонденции

Процесс обработки исходящей корреспонденции (см. Рисунок 2) может быть начат регистратором исходящей документации или участником документооборота, зарегистрировавшим формуляр в ходе процесса обработки внутреннего документа после выполнения этапа «Отправить формуляр».

Схема процесса обработки исходящей корреспонденции
Рисунок 2. Схема процесса обработки исходящей корреспонденции

В процессе регистрации входящей и исходящей корреспонденции может возникнуть необходимость в пополнении реестра юридических лиц (справочника контрагентов).

Право на ввод нового контрагента в систему закреплено за пользователями, которым присвоена роль регистратора контрагентов.

Пополнение реестра юридических лиц

Процесс пополнения реестра юридических лиц (см. Рисунок 3) начинается с заявки, которую может сформировать любой пользователь, осуществляющий регистрацию документации.

Схема процесса пополнения реестра юридических лиц
Рисунок 3. Схема процесса пополнения реестра юридических лиц

Обработка формуляров

Процесс обработки формуляров (см. Рисунок 4) может быть начат регистратором формуляров или любым из пользователей, выступающих в роли исполнителя в ходе процессов обработки входящей и внутренней документации на этапе «Исполнить документ».

На различных этапах прохождения формуляра в его обработке могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Схема процесса обработки внутренней документации (формуляров)
Рисунок 4. Схема процесса обработки внутренней документации (формуляров)

Примечание. Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.