Под управлением предприятием или организацией понимают систему целенаправленного воздействия на все стороны ее деятельности в целях повышения эффективности его работы и получения максимальной прибыли. Это целевая функция управления. Но управление, если строго, - это цепочка направленных взаимосвязанных действий.
Архитектурно термин управление понимается в виде цикла, состоящего из пяти фаз:
- Планирование (формирование плановых значений показателей и сроков их достижения)
- Учет (учет фактических значений тех же показателей во временных точках, предусмотренных планом)
- Контроль (вычисление разницы между плановыми и фактическими значениями показателей)
- Анализ (анализ причин отклонений фактических данных от плановых, если они имеются)
- Регулирование - (управляющие воздействия и/или корректировка плана)
По результатам анализа либо происходит перепланирование (корректировка плана и/или управляющие воздействия) и дальнейшие фазы цикла управления соотносятся с новым планом, либо фазы управления соотносятся со старой версией плана.
При управлении предприятием люди используют ту или иную модель организации. Традиционно обобщенную модель предприятия представляют в виде многомерной матрицы показателей. В этой матрице показателей имеется одно особое измерение – время. Это измерение необходимо, чтобы извлекая значения того или иного показателя, можно было бы указать период времени, за который нас интересует его значение. Показатели изменяют свое значение с течением времени, что очевидно. Кроме того, понятие «горизонт планирования» соотносится с датами.
Значения всех показателей в заданной временной точке отображают нам состояние моделируемого предприятия в этой точке. Примером может служить статистическая или периодическая отчетность предприятий, содержанием которой как раз и являются значения показателей модели.
Что влияет на значение каждого из измерений? – Деятельность предприятия, события этой деятельности приводят к изменению значений показателей деятельности (измерений модели).
Механизм этого изменения следующий:
- Регистрация события в виде некоторого документа
- Придание ему юридической силы
- Реконструкция события в многомерной матрице показателей
Здесь приведены рассуждения на базе обобщенной модели. В действительности аппарат управления является достаточно сложной структурой, разделенный на подразделения со своими задачами и частными моделями этих управленческих задач.
Что такое информатизация управления организацией ?
Как бы мы не называли свои информационные системы, но общим в них является то, что они предназначены для поддержки процессов управления. Что такое программная поддержка процессов управления? Какую часть процесса управления поддерживают программные системы и как? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть структуру процесса управления.
Процесс управления технологически можно рассматривать с двух точек зрения. Первая традиционная – функциональное управление и вторая – процессное управление. Процессное управление - это ответ на реальные проблемы функционального управления. Проблема, с которой сталкивается любая иерархическая организация, заключается в следующем.
Каждый сотрудник и каждое функциональное подразделение воспринимает как «свое» ту функцию, которая ему поручена, а конечный результат как-бы никому не поручен. Иерархическая организация выстраивает связи по вертикали начальник-подчиненный, обеспечивая выполнение закрепленных функций, но проблема в том, что для производства конечного продукта или услуги (удовлетворение потребностей внешнего заказчика) этого недостаточно - для этого требуется взаимодействие нескольких независимых подразделений. Это есть горизонтальное или даже сетевое взаимодействие в процессе создания конечной потребительской стоимости. Это взаимодействие (коммуникация) и составляет топологию процесса.
Иерархическая система пытается решать подобные задачи несистемно: через «служебки», оперативки, совещания и пр. Для системного решения таких проблем изобретено всего два способа: проектное и процессное управление.
И в проектном, и в процессном управлении мы вводим административные регламенты, определяющие горизонтальное взаимодействие между подразделениями нашей иерархии.
В проектном управлении правила игры устанавливаются на уровне каждого проекта, например, в виде сетевого план-графика и устава проекта. А процессное управление базируется на предположении о повторяемости наших действий. Здесь, правила игры устанавливаются на уровне шаблона бизнес-процесса (административного регламента) и в соответствии с ним выполняется работа в рамках каждого конкретного экземпляра процесса (очередная повторяемость наших действий).
Ключевые аспекты понятия бизнес-процесс в этой трактовке:
- кросс-функциональность - процесс охватывает несколько подразделений
- повторяемость - последовательность действий задается в виде шаблона (если это не так, то это проект)
- коммуникация (взаимодействие) различных управленцев, а не выполняемые ими функции.
Бизнес-процесс - это не замена функциональной некомпетентности. С этим может и должно справляться функциональное управление. Сотрудник не справляется? Научите или замените. Врачу не надо прописывать последовательность действий – как лечить, он решает сам. Функциональное управление поможет ему справиться с рутинными операциями (оформлением бумаг и пр.) и удовлетворит его справочно - информационные потребности, а процессное управление должно обеспечить ему взаимодействие с другими участниками лечебно-диагностического процесса, например, с аптекой или диагностическими службами, в соответствии с установленными регламентами.
Таким образом, процессы управления деятельностью организации структурно состоят из двух составляющих: исполнение закрепленных функций в соответствующих обстоятельствах, предусмотренных регламентами, т.е. когда время пришло, и исполнение регламентов, т.е. осуществление связи, коммуникаций с другими участниками процесса в соответствии с метриками, установленными в регламентах (шаблонах бизнес-процессов). Другими словами, регламентная составляющая процесса управления создает условия для функциональных действий и последующего выбора очередных шагов процесса.
Функциональное управление или процессное ?
Функциональный аспект деятельности можно представить в виде упорядоченного списка функций, из которых складывается деятельность. Процессный аспект деятельности это направленный граф, который состоит из цепочки переходов от одного узла к другому, каждый из которых есть либо функция деятельности, либо точка принятия решения: каким должен быть очередной шаг процесса, кому передать управление процессом? В этом проявляется двойственная функционально-процессная природа деятельности.
Теперь вернемся к вопросу о том, какую часть процесса управления поддерживают программные системы и как? Традиционные компьютерные системы достаточно хорошо справляются с поддержкой функциональности в задачах управления: планирование, учет, контроль, анализ и регулирование. Но этот управленческий цикл имеет отношение в первую очередь к показателям основных процессов, а не к атрибутам процессов управления. Он направлен на оптимизацию эффективности производства или оказания услуг. Здесь мы оперируем моделью предприятия в терминах экономических показателей. И о качестве собственно процесса управления (как работали сами управленцы) – можем судить лишь косвенно по экономическим показателям, которые нам обеспечили, в конечном счете, синие воротнички. А процессы управления остаются вне поля зрения, т.е. как управленцы (кто и как) выполняли свои управленческие регламенты не видно.
Что такое кроссфункциональный менеджмент? - Кроссфункциональный менеджмент (КФМ) был впервые внедрен в Японии на Toyota. КФМ позволяет управлять бизнес-процессами за пределами традиционных границ функционирования различных подразделений бизнеса. Суть кроссфункционального управления заключается в координации деятельности различных подразделений с целью достижения конечных целей и реализации задач предприятия.
Другими словами, кроссфункциональным называется процесс, в котором участвуют несколько подразделений. С точки зрения процессной методологии, именно на такие процессы должны нацеливаться технологические инициативы, поскольку именно здесь обычно кроются самые большие проблемы, а, следовательно, наличествует самый большой потенциал улучшения. Ведь любая иерархическая организация сталкивается с тем, что собственные интересы подразделений начинают преобладать над интересами компании в целом.
Функциональное управление или процессное управление? - это не есть альтернатива, это разные грани управленческой деятельности взаимодополняющие друг друга.
Информатизация управления предприятием – это согласованная поддержка функциональной и процессной составляющей управленческой деятельности с использованием информационных технологий.